Автоматизация работы стоматологических клиник

 
Наверное, нет такой области деятельности человека, где не приходилось бы иметь дело с заполнением документов и бланков. Стоматология - не исключение. При этом вся информация бывает чрезвычайно важна: например, результаты первичного осмотра пациента, заносимые в его личную карточку. А если рассмотреть проблему в масштабе медицинского центра? Договоры с подрядчиками, счета, прайс-листы на услуги, банковские операции и многое, многое другое. В общем, средней стоматологической клинике бумажной работы хватит не на одного сотрудника, которым надо платить зарплату. Плюс потеря драгоценного времени врачей, которое тратится на внесение записей и поиск нужной информации.
С развитием вычислительной техники стали появляться комплексные системы автоматизации клиник. С теми или иными характерными особенностями, они дают возможность разгрузить врачей, повысить эффективность их работы за счет уменьшения бумажной возни, а также сделать более удобной деятельность администрации при взаимодействии с третьими фирмами (банками, подрядчиками, поставщиками и пр.). На примере одной из таких программ, Dental 4 Windows, мы рассмотрим, как можно упростить ежедневные операции с документами при помощи обычного персонального компьютера. Для начала стоит подумать, какие требования предъявляются к стоматологическим компьютерным программам? Среди многих важнейших составляющих - простота. Даже, скорее, естественность использования программы. Не секрет, что по компьютерной грамотности Россия далеко не "впереди планеты всей", а это значит, что разработчики программного обеспечения должны максимально упрощать пользовательский интерфейс (элемент взаимодействия программы с пользователем) и приводить его к стандартному виду. Система Dental 4 Windows реализована на платформе Windows -- самой распространенной на сегодняшний день операционной системы. Электронные карточки на экране приведены в максимальное соответствие карточкам бумажным, повсеместно используемым в клиниках. И это очень важно, так как врачу не придется запоминать расположение и смысл различных полей ввода в программе: он будет работать с учетными карточками пациентов, как и раньше, только не с ручкой в руках, а с мышкой и клавиатурой.
Вторым важным элементом систем является их унифицированность. Представьте себе, что у врача оказалось с десяток разных программ различных производителей, каждая из которых выполняет одну конкретную задачу: первая -- вводит рентгеновские снимки, вторая -- записывает результаты осмотра и лечения, третья -- ведет учет израсходованных средств и так далее. Ни о какой экономии времени речи тогда не пойдет. Нужно, чтобы программа могла решать все задачи, когда-либо ставящиеся перед врачом и администратором стоматологической клиники, и даже больше, с запасом. В идеале, должна быть одна единственная система как для врача, так и для администратора. Для примера берем опять же Dental 4 Windows.
Помимо собственно работы с данными пациентов, программа ведет учет штатных сотрудников медицинского центра (информация о врачах), используемых банковских счетов, расценок на услуги, сторонних организаций, должников, страховых полисов. Также, что стало обязательным атрибутом любой системы автоматизации, будь то торговая или медицинская программа, Dental 4 Windows распечатывает накладные и квитанции, избавляя административный кадровый состав от множественного заполнения однотипных форм. Иными словами, унифицированность налицо. Еще большую глобальность информационной системы можно достичь, устанавливая так называемый серверный вариант Dental 4 Windows. На практике это значит, что есть один компьютер, называемый сервером, который хранит всю информацию и передает ее множеству других компьютеров, возможно менее мощных, по запросу. То есть где- то в клинике находится мощный сервер, а в таких местах, как регистратура, приемные кабинеты, склады медицинских препаратов, кабинеты исполнительных лиц установлено по менее мощному компьютеру, связанному с сервером по сети. Таким образом, любое изменение информации на сервере (к примеру, врач поставил диагноз конкретному пациенту или выполнил ту или иную манипуляцию) приводит к изменению картинки на экранах всех подключенных компьютеров (они называются клиентами). Третьим и четвертым фактором можно назвать скорость обновления информации и надежность систем. Первый момент мы рассмотрели, определяя преимущества сетевой версии стоматологических систем.
Надежность систем -- один из важных условий работы. При автоматизации клиника доверяет массу ценных данных компьютеру, и необходимо, чтобы они были в полной сохранности неограниченно долго. С одной стороны, это обеспечивается аппаратными средствами (резервное копирование, источники бесперебойного питания), с другой -- разработчиком, использующим ту или иную технологию баз данных. В заключении списка требований к системам автоматизации, стоит отметить и наличие справочных материалов. Неплохо, если к программе прилагается полное руководство, еще лучше -- интерактивный учебник. В состав программы Dental 4 Windows входит учебная база данных. Включая данные на вымышленную клинику, она дает возможность как врачам, так и администраторам, освоить программу, манипулируя этими записями.
Рассмотрим кратко основные функции Dental 4 Windows и порядок работы с ней. Впрочем, многие из функций повторяются от системы к системе, так что, научившись работать с одной, вы в случае необходимости легко перейдете на другую.
Любая работа начинается с первичных настроек. Программа должна знать, с кем она работает, сколько человек в штате, каковы расценки на услуги и прочее. После первого запуска программы нужно нажать на кнопку "Настройка" и ввести информацию. Вам потребуются следующие данные: сведения о клинике и ее месторасположении, сотрудниках, банковских счетах, расценках, сторонних организациях, расходных материалах. Это -- необходимые параметры, без них работа с Dental 4 Windows не принесет успеха. Есть и другие настройки: безопасность (пароли доступа к системе), шаблоны писем, установки книги записи на прием, счетов срочной задолженности, лечебных процедур, вид амбулаторной карты.
Точно так же, как "театр начинается с вешалки", так работа клиники начинается с записи на прием Не стоит недооценивать процедуру записи: от того, насколько аккуратно будет составлен график приема, зависит, например, будет ли образовываться очередь у кабинета врача или наоборот, не будет ли пустовать кресло, принося лишь убытки клинике. Из необходимых функций записи на прием можно выделить ввод информации о пациенте и предполагаемое время визита. Если клиника достаточно большая и используется сетевой вариант системы, запись производится в регистратуре, а информация о новом пациенте переносится на компьютер в кабинете врача. Однако бывает, что запись приходится вести врачу самому, и в этом случае на первое место по значимости выходит время, затрачиваемое на выполнение действий с программой. Весьма существенным представляется организация системы поиска. В конечном счете поиск на компьютере, несомненно, проще поиска записи в большой тетради, реализован он может быть по-разному. В общем, чем больше критериев поиска можно задать, тем лучше. С другой стороны, их количество не должно вызывать сложности в использовании.
В Dental 4 Windows, на мой взгляд, представлено оптимальное количество критериев: в программе искать информацию о пациентах можно не только по номерам их амбулаторных карт, но по именам и фамилиям. Вводить можно даже часть имен, и программа отыщет в базе данных наиболее подходящие варианты, среди которых можно будет найти искомый. Дополнительно может выводиться информация о виде приема: первичный, повторный, консультация или лабораторное исследование. Иногда накануне приема администраторы обзванивают пациентов и выясняют, состоится ли визит. И в этом случае Dental 4 Windows поможет: в графике приема можно отметить, что пациент подтвердил свой визит. По сути система записи на прием представляет аналог не только регистрационной книги, но и ежедневника, в котором можно делать свои заметки, составляя таким образом подробный план рабочего дня. Как видно на иллюстрации, режим записи на прием программы Dental 4 Windows -- это еще и очень удобный органайзер врача.
Планирование перерывов и резервирование времени, а также наглядное представление загрузки рабочего дня дает возможность врачам работать более эффективно, а администрации легко проверять, насколько рационально используется рабочее время врачей. Наконец, мы подошли к самому главному: как на практике компьютерные системы помогают врачам в лечебном процессе. В первую очередь эта помощь выражается в том, что врач обладает полной информацией о сидящем в кресле пациенте. Электронные карточки учета более просты в использовании и могут содержать значительно больше информации, при этом оставаясь такими же компактными, и не загромождать стол макулатурой, как это происходит с бумажными амбулаторными картами. Так, например, если брать раздел общей информации о пациенте в Dental 4 Windows, то видим, что есть возможность группировки пациентов по семьям с отражением финансовых расчетов по каждому ее представителю. Может быть сегодня это и не особенно актуально, но популярность "семейного доктора" в России растет, а значит и необходимость в такого рода функциях возрастает.
Система автоматизации была бы абсолютно бесполезна, если бы не могла вести историю болезни пациентов. Именно в этой области разработчики стараются "перещеголять" друг друга по уровню детализации информации, в то же время стараясь сделать процедуру заполнения карточек максимально простой и быстрой. Сама история болезни в программах обычно представлена текстовой информацией и описанием зубной формулы, обычно в графическом виде. В Dental 4 Windows режим "Карта зубов" дает возможность просмотра зубной формулы с детализацией каждого зуба до шести плоскостей. Графическое изображение зуба может состоять из нескольких слоев. Это означает, что если, например, зуб закрыт коронкой, мы можем видеть, что под ней находится, открывая нижний слой. Кроме того, на экране компьютера отображается сразу две картинки: текущее состояние зубов пациента и требуемое лечение. Более того, для сокращения времени заполнения карты программа предлагает автоматически вписывать необходимые для лечения операции на основании поставленного диагноза Врачу-стоматологу достаточно, таким образом, указать, что он собирается лечить (кариес, пульпит и т.д.), и система сама впишет требуемые для выполнения лечения процедуры. При этом ведется и расчет общей стоимости лечения на основе введенных цен на отдельные операции и расходные материалы.
Использование графических изображений при работе с амбулаторными картами, безусловно, имеет важное значение. Но делать текстовые записи врачам все ровно нужно, и здесь разработчики прикладывают максимум усилий, чтобы общеупотребительные сочетания слов, медицинские термины и даже целые предложения вводил компьютер. В некоторых системах можно использовать шаблоны записей, а в Dental 4 Windows выбирать готовые словосочетания из встроенного словаря.
Мы рассмотрели основные функции систем автоматизации при работе с карточками. Однако некоторые разработчики идут дальше, предлагая, например, интеграцию компьютерной системы с радиовизиографами. Скажем, Dental 4 Windows, работает с приборами таких производителей, как TROPHY, SIRONA, SCHICK CDR, DIGORA, GENDEX, VIPERSOFT Большинство систем автоматизации стоматологических клиник работают с тремя рабочими процессами. Это запись на прием, собственно само лечение и финансово-хозяйственный процесс. В представленных на рынке программах эти процессы автоматизированы в той или иной степени полно и детально. В этом смысле Dental 4 Windows представляется наиболее оптимальной и подходящей как для небольших лечебных учреждений (в том числе и для частной практики), так и для крупных клиник. А применение ряда уникальных технологий (например, детализация каждого зуба до шести плоскостей при выводе зубной формулы и возможность работы с большим количеством радиовизиографов) выделяет ее из ряда аналогичных продуктов. Хотелось бы также подчеркнуть богатый выбор вариантов поставки системы. Таким образом, покупку могут позволить себе и частнопрактикующие врачи, и большие клиники.
Перед администратором клиники в основном возникают две задачи: учет расходных материалов и расчеты с контрагентами, в число которых входят и пациенты. Остальные хозяйственные операции сводятся к вышеперечисленным базовым, либо относятся уже к бухгалтерскому учету, автоматизация которого -- отдельная тема. Модуль учета расходных материалов должен быть таким, чтобы после выполнения определенной процедуры информация об использованных ресурсах попадала в базу данных для дальнейшего считывания и обработки материально ответственными лицами .Так работает система Dental 4 Windows. В концепции этой системы предусмотрено назначение материально ответственных лиц из состава групп пользователей, по которым производится учет. При таком подходе пользователи освобождаются от необходимости ежедневно предоставлять информацию о расходе материалов, но в то же время в любой момент можно представить детальный отчет и на основании этих данных автоматически сформировать расходную накладную. Dental 4 Windows сохраняет всю историю движения расходных материалов, оставляя при этом администратору возможность просмотра накладных по приходу и расходу. Разумеется, система поддерживают такую простую, но очень важную функцию, как определение остатка материалов на складе клиники. Учет происходит прямо в процессе лечения. Выглядит это следующим образом: врач, выполнив ту или иную процедуру, может указать, какими материалами он пользовался, а введенная информация будет автоматически учитываться в базе данных.
Рассмотрим более детально хранение и использование финансовой информации о клиентах. Несмотря ни на что, отечественная медицина движется по западной модели развития, что предполагает, например, такие формы оплаты как "пластиковые платежи" по банковским картам, медицинское страхование и внесение депозита с целью его дальнейшего расходования. Со всеми этими формами Dental 4 Windows работает.
Довольно гибко реализована работа Dental 4 Windows со счетами пациентов. Поскольку концепция семейного доктора набирает все большую популярность в России, система может вести записи по целым семьям, выделяя из них лиц, ответственных за оплату услуг .В электронной карточке врач всегда может увидеть "баланс" своего клиента или семьи в целом, то есть задолженность клиники перед пациентом в случае внесения им депозита. Эта функция становится важной в случае, если клиника работает не только с единовременными платежами, но также принимает депозитные вклады или выдает кредиты на лечение. Пациенту часто бывает выгодно проплатить определенную сумму заранее и использовать ее по своему усмотрению в будущем при обращении в данную клинику. Несмотря на то, что оплата услуг по пластиковым картам в России еще в диковинку, разработчики позаботились о том, чтобы прогресс не застал вас врасплох: в Dental 4 Windows можно явно указывать, каким образом был сделан платеж -- наличными, банковским переводом или определенной банковской платстиковой картой.
Как и на Западе, различные скидки, в том числе накопительные, специальные рекламные кампании, дисконтные карты и программы стали в России обыденностью. Хотя не так быстро, как в магазинах, скидки прижились и в медицинских учреждениях. Dental 4 Windows позволяет администратору вводить скидки отдельным пациентам, что автоматически приводит к расчету новой стоимости лечения. Более того, система дает возможность ведения неограниченного числа прайс-листов, что полезно при проведении различных маркетинговых программ. Полнота финансовой информации в Dental 4 Windows обеспечивается фиксированием движения денежных средств по банковским счетам клиники. Не предоставляя такого количества функций, как бухгалтерская программа, Dental 4 Windows тем не менее может показывать администратору или материально ответственному лицу средства клиники на счетах, учитывать их приход и расход. Очень полезной найдут эту функцию частнопрактикующие врачи, которым в основном требуется информация о расходе и доходе своего дела.
Концепция медицинского страхования, получившая распространения на Западе в конце 80-х годов, постепенно входит и в наш быт. Вопрос о положительном влиянии обязательного медицинского страхования в России до сих пор остается открытым. Тем не менее многие медицинские учреждения работают с частными страховыми компаниями и подают информацию в фонд обязательного медицинского страхования России. Dental 4 Windows может упростить работу в области медицинского страхования. Например, при обслуживании клиента, имеющего страховку, счет за проведенное лечение может выписываться сразу на страховую компанию. С другой стороны упрощается процесс подачи отчетов в фонд ОМС о работе клиники: ведь каждая проведенная операция записывается в базу данных Dental 4 Windows и может быть в любой момент вызвана на экран или выведена на печать. Данные, необходимые для предоставления в страховую компанию, могут быть переведены в другой, более подходящий формат .
Вечный вопрос, который задают себе программисты, -- как сделать так, чтобы разработка отличалась от других на рынке и следовательно имела хорошие шансы на распространение. Идеи витают в воздухе, поэтому уникальных продуктов сегодня найти практически невозможно. Однако уникальность -- не самоцель. Пользователю необходимо выполнить ряд задач, которые программа может автоматизировать; и вот от того, насколько точно и качественно будет выполнена та или иная работа, зависит ценность программного продукта. Важнейшим отличием программы Dental 4 Windows от других является ее ориентированность на международные рынки. Тот факт, что над программой работают группы разработчиков разных стран определяет ее структурную многофункциональность и универсальность. Несмотря на то, что Dental 4 Windows учитывает специфику здравоохранения, скажем, России, многие функции в российскую версию перешли от австралийской и вобрали в себя то самое лучшее и прогрессивное, что присуще медицине этой страны. D4W уже сейчас может выполнять задачи, которые с большой вероятностью завтра станут актуальными в России. Взять те же функции работы с пластиковыми платежными картами. Пусть сегодня этот метод оплаты услуг распространен слабо в России. Зато завтра, когда пластиковые карточки прочно войдут в наш быт, Dental 4 Windows будет готова к этому и сможет обеспечить их корректную обработку, а значит и выведет клинику, использующую Dental 4 Windows в лидеры своего рынка.
Мир не стоит на месте, и переход к новым технологиям и программам означает отнюдь не только головную боль для администратора, но, главное, повышение производительности труда, безопасности данных и удобства для клиентов. Изменения в версиях программ часто не носят принципиального характера, однако делают работу более удобной и в конечном счете производительной. Рассмотрим, какие новые функции появляются в новой версии Dental 4 Windows. Некоторые из них могут иметь решающее значение в выборе Dental 4 Windows в качестве платформы для построения системы управления стоматологической клиникой.
Российская версия Dental 4 Windows разрабатывается в России, а потому учитывает специфику отечественной медицины. В книге записей на прием будет добавлена функция учета четных и нечетных дней работы врача. Хотя изменение не принципиальное, работать с новой версией будет проще, поскольку график работы по четным и нечетным дням весьма распространен в российских медицинских центрах.
Еще из разряда мелочей: вынесение в настройку программы используемых видов оплаты услуг, а также назначение нового вида платежей. Пользователи часто жалуются на перегруженность программы разного рода ненужными функциями, в том числе и неиспользуемыми видами платежей. Теперь станет возможным для пользователей самим задавать внешний вид интерактивных форм, удаляя из них ненужные поля. Кроме того, в Dental 4 Windows можно будет определять новые виды платежей, используемые в конкретной клинике.
Начиная с версии 8.0. ожидается поддержка средств косметической стоматологии. Введение этих функций отражает веяние времени и изменение отношения значительной части граждан России к внешнему виду своих зубов. Разработчик Dental 4 Windows, компания Centaur Software и ее российский дистрибьютор -- компания СКИЛ, вносят в новую версию интерфейс взаимодействия с программным комплексом Dicom. Эта система позволяет производить выборку фотографий зубов из собственной библиотеки, что является полезным при работе стоматолога-косметолога. Интерфейс в Dental 4 Windows облегчит этот процесс: не выходя из Dental 4 Windows, можно будет подобрать требуемый снимок, а также определить, сколько вариантов зубов отвечает предъявляемым требованиям. Компания СКИЛ является дистрибьютором продукции Dicom и, благодаря этому, может обеспечить полную интеграцию двух представленных продуктов. В новой версии будет также значительно расширена поддержка радиовизиографов и видеокамер.
Новая версия Dental 4 Windows порадует администраторов: появится ряд новых функций под общим названием "Маркетинг". Значительно расширены возможности поиска и произведения выборок из базы данных. Администратор сможет выполнять поиск по базе и выяснять, например, какому из клиентов давно пора явиться на профилактический осмотр. Организованный по-новому модуль поиска позволит гибко задавать шаблоны для каждой из операций поиска.
Усиление безопасности системы. Dental 4 Windows -- система многопользовательская, к тому же еще и работающая по технологии клиент-сервер. Это означает, что одновременно с ней могут работать и врачи, и администраторы и другой персонал клиники, в том числе и по компьютерной сети. Набор необходимых им функций значительно различается. Поэтому становится очевидным необходимость введения в Dental 4 Windows гибкой системы безопасности, позволяющей ограничивать доступ некоторых сотрудников к определенным модулям программы, а также определяющей вид доступа: только на чтение или на чтение и запись.
Расширение возможностей финансово-хозяйственного учета -- одно из ключевых направлений развития Dental 4 Windows. Система также "научится" корректно обрабатывать случаи возврата денег клиенту за некачественно проведенное лечение.
В области маркетинга также планируются некоторые изменения. По мере того, как стоматологическая клиника все больше приобретает характер коммерческого предприятия, возникает необходимость в контроле потока клиентов. В основном это касается того, каким образом клиент узнал о клинике (из рекламы, писем и пр.) и учета этих источников. Позднее анализ этих данных поможет оценить эффективность того или иного вида рекламы. Часто стоматологи жалуются на то, что для работы с системой нужно что-то набирать на клавиатуре. Чаще всего руки у врача заняты и приходится возлагать задачи введения информации в компьютер на медсестру. Система распознавания голоса поможет избавиться от этого недостатка. Качество работы существующих программ дает основания надеяться на то, что в скором времени мы получим голосовой интерфейс и сможем забыть о существовании клавиатуры. Цель каждой клиники -- сделать так, чтобы клиент возвращался снова и снова. Для этого пациентам выдают разнообразные карты -- дисконтные, накопительные и прочие. А почему бы не выдавать пластиковые карты с записью всей информации о болезнях и лечении? Эдакую электронную амбулаторную карту. В этом случае пациент мог бы не опасаться потери или порчи данных, а также мог бы использовать ее не только в одной конкретной клинике, но и в других, где установлено программное обеспечение Dental 4 Windows.
Dental 4 Windows уже давно отошла от представления карт зубов в текстовом виде. Сейчас уже идет разговор о визуализации карт в трех и четырех плоскостях. Однако детские и взрослые зубы значительно различаются. Разработчики Dental4Windows планируют ввести механизм постепенного преобразования детских зубов во взрослые с тем, чтобы можно было бы отслеживать этот процесс в динамике и хронологии.
Тенденция многих узкоспециализированных систем -- трансформация в общеполиклинические информационные системы. При этом происходит выделение отдельных направлений, таких как терапия или протезирование, в отдельные программные модули. Такие программные комплексы чрезвычайно эффективны в управлении клиникой ввиду своей универсальности и многофункциональности.
В ближайшие несколько лет продолжится интеграция Dental4Windows с различными разработками третьих фирм: радиовизиографами, видеокамерами, средствами для ортопедии и косметической стоматологии.

В.Ю. Ульяновский, директор по маркетингу ООО "СКИЛ"

Источник rusmg.ru


 
 

Регулярно читаете статьи по специальности? Подпишитесь на нашу рассылку.

No comments yet